Технология информационной деятельности

Менеджеры часто бывают вынуждены принимать управленческие решения в условиях неопределенности и риска, причем не только из-за несовершенства хозяйственного механизма и законодательной базы, но и из-за недостатка информации и отсутствия систем информационной поддержки управленческих решений.

Данные, уменьшающие степень неопределенности и риска при разработке и принятии управленческих решений, формируют основу системы информационно-аналитического обеспечения принятия управленческих решений. При определении потребности менеджеров в информации необходимо обратить внимание на три вопроса:

1. Для каких управленческих решений требуется информация? Для ответа на этот вопрос можно использовать классификацию информации по функциям управления, выделив следующие типы информации:

- социально-диагностическую;

- проективную;

- стратегическую;

- директивно-нормативную;

- тактическую;

- организационную;

- регулирующую;

- распорядительную;

- учетную;

- контрольную.

Обычно для планирования и контроля (в таких случаях управленческая проблема достаточно хорошо структурирована) используется стандартизированная информация. Однако если информация предназначена для разрешения нетипичных проблем, то ее поиск становится объектом исследования.

2. Насколько точно определена проблема? Зачастую менеджер не знает заранее, какую информацию он хочет получить. По мере того, как он больше узнает о проблеме и точнее может ее сформулировать, изменяется его потребность в информации и методах ее сбора.

3. Существуют ли (и если существуют, то, какие) ограничения (в ресурсах, деньгах, времени и т. д.) в сборе необходимой информации? Финансовые ресурсы, навыки в сборе информации, операционные возможности и временные ограничения оказывают влияние, с одной стороны, на качество, регулярность получения, полноту собираемых данных, а с другой стороны - на своевременность и быстроту получения информации.

При организации сбора и регистрации данных по принципу последовательных решений могут использоваться различные виды информационных технологий:

- сбор и регистрация данных непосредственно в процессе производства в форме единоличного документа и использование центрального ЭВМ для регистрирования данных;

- получение сводного документа, использование машиносчитывающего носителя информации, обработку данных на ПК.

Технология информационной деятельности предполагает использование и создание различных видов записей, пакетов прикладных программ и т.д.: 1. Создание системы записей цифровой и текстовой информации. Ведётся на основе специальных программ. Они направлены на то, чтобы облегчить доступ и использование информации. К важнейшим видам записей относится технологическая документация, научная документация, данные учёта и финансовой отчётности, тексты контрактов и различных договоров, тексты годовых фирменных отчётов, данные для разработки планов и показатели самих планов. Записи фиксируют первичные данные. Обычно записи первичных данных делят на две группы:

- Стратегические отчётные показатели, а также текстовая информация, которая характеризует текущее состояние фирмы и перспективы её развития; - Предложения и рекомендации по вопросам совершенствования управления фирмой в целом и по отдельным направлениям. Эти данные составляются на основе информации первой группы.

2. Использование форм в качестве носителей информации. Необходимая индексация заносится на определённые формы, которые выступают в качестве носителей этой информации. Формы могут содержать информацию о фирме в целом и по отдельным направлениям, подразделениям. Каждая форма имеет свой перечень статистической информации и перечень фактологической информации. В форме обозначаются те показатели, которые нужно будет выявить. Представляемый в формах материал позволяет произвести анализ состояния фирмы. Существуют разные виды бланков: формы для хранения информации, формы для регистрации данных, формы статистической и финансовой отчётности, формы обследований. Заполненные формы хранятся в памяти ЭВМ. В крупных фирмах, которые используют различные виды бланков, форм, создаются специальные программы. Некоторые организации имеют собственные центры автоматизированной обработки текстовой информации. Потребности управленческого персонала постоянно меняются, поэтому время от времени формы нужно совершенствовать.