Оперативный учёт личного состава и использования рабочего времени

В ГУ "Иркутский ЦГМС – Р" работают штатные работники, совместители, а также лица по договорам граждане правового характера (подрядчики), сезонные и временные работники.

Распорядок рабочего дня, продолжительность недели, выходные дни, оклады, расценки, отпуск — все обсуждается на общем собрании и регулируется Уставом и правилами внутреннего распорядка, не нарушая трудового законодательства[6].

Прием, перемещение и увольнение работников оформляет приказом начальника.

В отделе кадров заводится личная карточка со всеми анкетными данными и делаются записи в трудовой книжке.

На руководящих работников и ИТР заполняется и личный листок по учету кадров.

Для начисления зарплаты бухгалтерия открывает лицевые счета на каждого работника, в том числе и совместителей, кроме лиц, работающих по договору подряда. На основе лицевых счетов заполняется расчетно-платежная ведомость.

Лицевые счета открываются на год, с разбивкой по месяцам где указывается каждый вид начислений и удержаний.

Для начисления зарплаты и контроля за использованием pабочего времени, состоянием трудовой дисциплины ведется табель учета рабочего времени (ф. № Т-13). Табель составляется в одном экземпляре и используется бухгалтером для начисления заработной платы, а начальником предприятия (начальником отдела) для контроля за трудовой дисциплиной. Есть табельщик, который ведет табельный учет, каждому работнику присваивается табельный номер.

Если работник работал, то в табеле записываются отработанные часы, переработка, время сверхурочных работ, простоев, количество ночных смен в часах, праздничных часов. По нерабочим дням записываются выходные дни, дни отпусков, дни болезней, командировок, прогулов .

Для отметок в табеле используются единые буквенные и цифровые обозначения (О — отпуск, Б — болезнь, К- командировка, П- прогул, У/О – учебный отпуск и т.д.).

Все виды начислений и удержаний записываются в лицевых счетах и в расчетно-платежной ведомости, на которой ставится разрешительная надпись директора и бухгалтера и передается кассиру для исполнения.

Можно заполнять отдельно расчетную ведомость и затем платежную, в которой работники расписываются в получении заработной платы.

В бухгалтерии имеются такие данные как:

1) список лиц для удержаний по исполнительным листам (алименты, штрафы и др.);

2) список лиц на перечисление их зарплаты на лицевые счета в банке;

4) сведения о простоях, сверхурочных работах, командированных лицах и др.;

5) список лиц для начисления по больничным листам;

6) список лиц о количестве детей, их возрасте и размере компенсаций и другие сведения по мере необходимости.

Очень важным документом является Положение о премировании работников и протокол заседания общего собрания или совета правления предприятия о распределении прибыли, фонда оплаты труда, которые имеют силу и бухгалтерских и юридических документов.

Для контроля за начислениями и удержаниями на руки рабочим и служащим выдают заполненные расчетные листки.