Деловые и личностные качества секретаря-референта

Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим pyкoвoдитeлем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. При этом неполадки в работе секретаря

часто являются следствием его негативных деловых

и личных качеств.

Деловые и личные качества проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При приеме на работу, при оценке труда секретарей принято выделять следующие деловые качества. Такого мнения придерживается М.И. Барсуков, Ю.М. Демин, Н.А. Литвинцева, и др.

Профессионализм. Это качество подразумевает владение комплексом профессиональных знаний, умений и навыков, предусмотренных квалификационной характеристикой: умение работать на компьютере, знать хорошо основы работы с документами, архивное дело, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой, стенографировать.

Ответственность. Секретарь-референт должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь-референт может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний и т.п.

При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников без соответствующего разрешения.

Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное выполнение каждодневных задач.

Недопустимы опоздания секретаря-референта как на работу, так и на деловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качестве подготовки документов, представлении их руководителю.

Осведомленность. Секретарь-референт должен хорошо знать:

а) правовые основы управления (административное, трудовое и хозяйственное право); законодательные и нормативные акты, определяющие организацию работы предприятия (фирмы), где он работает;

б) основы управления (систему органов власти и управления в стране и в своем регионе; принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали);

в) основы менеджмента и управления персоналом (использование экономических рычагов управления, человеческий фактор, проблемы занятости, управление компетенцией персонала, технология управления персоналом);

г) основы научной организации управленческого труда (стандарты и нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; нормативы времени на отдельные виды выполняемых ими работ; вычислительную и организационную технику);

д) основы общей социальной психологии и этики делового общения;

е) секретарь-референт должен быть в курсе событий, происходящих в организации (подразделении).

Инициативность. Секретарь-референт должен проявлять самостоятельность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, он должен быть уверен, что принятое решение пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершенствованию своего мастерства - необходимое условие, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а действительно быть первым помощником руководителя.

Кроме перечисленных важнейших деловых качеств, секретарю-референту необходимо воспитывать в себе ряд личных качеств. Выделим наиболее существенные из них.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела работу своевременно, качественно. Трудолюбие - необходимое качество секретаря-референта, стенографистки, машинистки, как и любого другого работника организации.

Добросовестность. Секретарь-референт должен обязательно, качественно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить: подготовить документ, выяснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря-референта требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, напряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с одного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в частности, в период больших нагрузок в дни приема посетителей, подготовки совещаний и т.п.