Социальный портрет секретаря «Идел-Пресс»

Отечественный опыт подготовки секретарей на сегодняшний день не богат. Поскольку вплоть до 90-х годов к ним предъявлялись в основном требования как к техническим исполнителям, но в последнее время ситуация изменилась. Об этом свидетельствуют полученные нами результаты дипломного исследования.

В ходе работы над дипломным проектом были опрошены секретари всех структурных подразделений «Идел-Пресс». В обследуемую группу попали секретари всех структурных подразделений - 10 человек. Это заведующий секретариатом, помощник руководителя, секретари, секретари-машинисты, секретари-стенографистки.

Результаты исследования показали, что 80% респондентов, принявших участие в опросе, имеют высшее образование, а остальные 20% получают высшее образование в вузах г. Казани.

Высшее образование респонденты получали и получают в следующих вузах Казани:

- Казанский государственный университет;

- Институт экономики, управления и права;

- Казанский химико-технологический университет

- Российский государственный гуманитарный университет; и т.п.

В обследуемую группу попали следующие сотрудники секретариата ПИК «Идел-Пресс»:

- заведующая секретариатом организует и обеспечивает работу секретариата (осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением; организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения; разрабатывает инструкцию по делопроизводству; осуществляет методическое руководство делопроизводством в пределах данной организации и т.п.);

- помощник руководителя, который осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распоряди-тельной деятельности руководителя предприятия; принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; принимает документы на подпись руководителя и т.п.;

- секретари, которые выполняют технические функции по обеспечению работы руководителя организации или ее подразделений; получают для руководителя информацию от работников подразделений, вызывают их по его поручению, организуют телефонные переговоры руководителя; принимают и передают телефонограммы, осуществляют работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых руководителем, ведут и оформляют протоколы; передают и принимают информацию по приемно-переговорным устройствам; ведут делопроизводство, принимают поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляют ее систематизацию в соответствии с принятыми в организации порядком и передают после ее рассмотрения руководителям в подразделения или конкретным исполнителям для использования и т.п.;

- секретари-машинистки, которые выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделений; получают для руководителя сведения от работников подразделений; вызывают их по его поручениям; организуют телефонные переговоры руководителя, принимают и передают телефонограммы, записывают в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводят их до его сведения; передают и принимают информацию по приемно-переговорным устройствам; печатают по указанию руководителя различные материалы; ведут делопроизводство, принимают поступающую на имя руководителя корреспонденцию; организуют прием посетителей, содействуют оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; формируют дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивают их сохранность и в установленные сроки сдают в архив; и т.п.