Систематизация документов коллекций

Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

· дела относятся к тому году, в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения);

· планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления;

· многолетние планы относятся к начальном} году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

· дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);

· в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.