Систематизация документов по личному составу

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации

На личные дела уволенных сотрудников может составляться отдельная опись.

Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признак. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел,

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности - приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т.д.), перемещении,

увольнении (окончании учебного заведения и т. д.), личные счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно - учетные документы, личные дела, личные карточки.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Систематизацию дел в пределах фонда осуществляют постоянно не только в архиве, но и непосредственно в текущем делопроизводстве при составлении номенклатуры дел при формировании дел и подготовке дел к передаче в архив.

Систематизация дел обычно соответствует схеме систематизации, по которой построена номенклатура дел организации, и зависит от объема документооборота и количества заводимых ежегодно дел.

При выборе схемы систематизации дел необходимо учитывать делопроизводственную и смысловую связь между делами фонда организации. Схема систематизации должна быть наиболее удобной для последующего поиска информации по находящимся в делах документам.

Наиболее приемлемой и широко применяемыми в настоящее время в архивной практике являются хронологически-структурная и хронологически- функциональная схемы систематизации дел. Данные схемы систематизации являются основанием для внутренней организации документального фонда, т.е. для составления описей дел фонда.

Таким образом, в архиве организации самой крупной классификационной единицей является фонд, а в пределах фонда за единицу систематизации применяют дело.

В соответствии с принятой схемой систематизации все поступающие в архив документы размещаются в хранилищах на стеллажах или в шкафах. Для каждой организаций дела хранятся в одном месте, в соответствии с описями. А документы ликвидационных организаций хранятся отдельно.

Материалом данного раздела являются реальные документы, рассказывающие об истории коллективизации в устье дельты волги, о возникновении и развитии сельскохозяйственных и рыболовецких коллективных хозяйств в Астраханском крае с 1918 по 1936 годы (протоколы, постановления и резолюции, прежде всего партийных, а также профсоюзных, комсомольских и советских органов).

Ведущей отраслью в Астраханской области в эти годы являлось рыбное хозяйство, в котором было занято основное трудоспособное население. Значительная часть продукции этой отрасли отправлялась за пределы области. Скоропортящаяся продукция (рыба – сырец) в процессе обработки требовала определенной категории людей, ставших посредниками между рыбаками-добытчиками и потребителем. Эго приводило к образованию значительной прослойки торговцев, извлекавших при наличии частной собственности на средства производства и свободы частной торговли большие доходы.