Описание объекта автоматизации

Общая характеристика структуры административного управления МГУ.

Особенностью структуры административного управления МГУ является ее двухуровневость. Первый (верхний) уровень — центральный аппарат управления МГУ, второй (нижний) уровень — органы управления подразделений (филиалов, факультетов, институтов, центров, станций и т.д.), многие из которых являются юридическими лицами.

Проблемы автоматизации второго уровня управления, особенно тех подразделений, которые являются юридическими лицами, в обозримом будущем будут, прежде всего, решаться органами управления этих подразделений. Роль общеуниверситетской концепции создания ИАИС должна состоять лишь в выработке и пропаганде единых правил приобретения (разработки), развития, функционирования информационных систем МГУ. Поэтому структура подразделений МГУ и связанные с ней информационные потоки в рамках данной концепции не рассматриваются. Предполагается лишь, что каждое подразделение, входящее в состав МГУ, обязано выполнить требования верхнего уровня управления по предоставлению всей необходимой информации, по форме и по существу, для нужд интегрированного учета.

Для верхнего уровня управления МГУ концепция предполагает поэтапное создание, развитие и функционирование интегрированной автоматизированной информационной системы. Поэтому структура верхнего уровня управления МГУ и описание соответствующих информационных потоков является необходимым.

Характеристика информационных потоков.

В верхнем уровне административного управления МГУ можно выделить несколько основных информационных потоков:

- бухгалтерская и планово-финансовая информация (бюджет МГУ, учет основных средств и материалов, учет банковских и кассовых операций, учет и расчет заработной платы и стипендии, сводный учет и составление отчетности и т.д.);

- информация об учебном процессе (учет сведений о новом приеме, контингенте учащихся и выпускников, учет сведений об учебных курсах, учебных планах, преподавателях и т.д.);

- кадровая информация о контингенте преподавателей и сотрудников;

- документооборот (приказы, входящие и исходящие документы и т.д.);

- информация о научных исследованиях в МГУ (научные темы, договора, гранты, публикации, диссертации и т.д.);

- информация о внешних, в т.ч. международных контактах МГУ (межуниверситетские договора, учебные практики, научные обмены и стажировки и т.д.).

Существуют и другие информационные потоки.

Перечисленные информационные потоки являются:

- стабильными (существуют в течение десятков лет);

- консервативными (не иссякают, а новые не появляются);

- структурообразующими (фактически определяют структуру аппарата административного управления МГУ);

- преимущественно "вертикальными" (основной обмен информацией происходит между заинтересованными сотрудниками подразделений и соответствующими работниками центрального аппарата управления, т.е. работник Центральной бухгалтерии — бухгалтер факультета, работник Управления кадров МГУ — кадровик факультета и т.д.);

- частично перекрывающими друг друга (например, кадровая информация обрабатывается в Управлении кадров и частично дублируется Центральной бухгалтерией для расчета зарплаты, штатное расписание составляется в Планово-финансовом управлении и частично дублируется в Управлении кадров для нужд кадрового учета и т.д).

Интегрированность центрального аппарата управления МГУ.

Характер и степень интегрированности автоматизированной системы административного управления определяется характером и степенью интегрированности самой системы административного управления. На основании вышесказанного можно сделать вывод о наличии в верхнем уровне управления МГУ стабильных управленческих вертикалей, относительно слабо взаимодействующих друг с другом (в смысле обмена информацией), и в то же время являющихся генераторами и потребителями значимой информации.