Внешние докладные и объяснительные записки

Докладные и объяснительные записки, направляемые за пределы данного предприятия или организации, называются внешними. Составляются они достаточно редко, но, как правило, по вопросам, имеющим существенное значение для деятельности предприятия. Поэтому оформляются они на общем бланке.

В состав типового формуляра внешней докладной или объяснительной записки входят следующие реквизиты:

· наименование автора документа (организации, фирмы, может быть указано наименование вышестоящей организации, в систему которой она входит);

· название вида документа (докладная записка, объяснительная);

· дата:

· регистрационный номер,

· адресат;

· место составления:

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись.

При оформлении внешних докладных и объяснительных записок угловое расположение реквизитов является предпочтительным.

Например:

Северный административный

округ г.Москвы

Муниципальный

книжный магазин Лира

Название вида документа (докладная записка, объяснительная записка) оформляется ниже наименования предприятия или организации прописными буквами.

Дата оформляется цифровым способом (23.06.97) от границы левого поля ниже названия вида документа или над ограничительной линией в общем бланке. Дата докладной или объяснительной записки является датой ее подписания и отправки. Дата проставляется лицом, подписывающим документ.

Регистрационный номер помещается справа от даты на одной строке с ней и представляет собой простой порядковый номер (No 25). Иногда он может включать в себя индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре дел и порядковый номер докладной записки (No09-14/25).

Адресат оформляется в правом верхнем углу на уровне первой строки в наименовании автора и формулируется в соответствии с установленными требованиями.

Например, адресование вышестоящей организации или структурному подразделению оформляется в именительном падеже:

Префектура Юго-Восточного

административного округа

г. Москвы

Центр делового сотрудничества

Адресование первому руководителю (иногда и его заместителям) формулируется в дательном падеже (кому?), причем в наименование должности включается полное наименование организации или предприятия-адресата, а перед фамилией может указываться сокращенная форма от принятого, но пока не ставшего нормой вежливого обращения господину, госпоже:

Председателю

Московской

лицензионной палаты

г-ну Лямину А.Е.

Адресование другому конкретному должностному лицу формулируется следующим образом:

Комитет по культуре

Правительства Москвы

(именительный падеж)

Начальнику отдела театров

и концертной деятельности

Можаевой Л.А.

(дательный падеж)

Заголовок к тексту докладной записки оформляется в левом верхнем углу под бланком от границы левого поля. Заголовок кратко отражает содержание документа, отвечает на вопрос О чем?, начинается отглагольным существительным с предлогом О и обычно не превышает 3 - 5 строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал (флаговым способом).

Структура текста докладной или объяснительной записки зависит от цели создания.

Например, текст инициативной внешней докладной записки состоит, как правило, из двух частей.

В одной содержится точное и объективное описание события или ситуации, их оценка составителем и другая аргументированная информация о необходимости принятия тех или иных управленческих решений. Архаичный оборот Довожу (Доводим) до Вашего сведения в этой части текста не употребляется.

В другой части текста формулируются выводы, предложения и рекомендации. Характерными для этой части текста являются глаголы предлагаю (-ем), считаю (-ем) необходимым, прошу (просим).