Внешние докладные и объяснительные записки

Две части выделяются при необходимости и в тексте объяснительной записки.

В одной - кратко констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, фактов и событий.

В другой - объясняются причины, приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства.

Информационные и отчетные докладные записки содержат, как правило, только одну часть текста - перечисление сведений о выполнении каких-либо заданий, поручений, планов и т.п.

Пояснения к положениям, разделам и пунктам основного документа в объяснительной (пояснительной записке) также могут быть оформлены как одна часть текста и располагаться по степени их значимости по пунктам. Они могут быть также пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.

Текст может быть представлен в виде сплошного связного текста, а также в форме таблицы или сочетании этих форм в соответствии с установленными требованиями.

Внешнюю докладную или объяснительную записку подписывает, как правило, первый руководитель предприятия или организации, а в некоторых случаях - его заместители в пределах их компетенции.

Подпись оформляется через 2 - 3 интервала ниже текста от границ левого поля и включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись и расшифровку подписи.

В случае необходимости в формуляр внешней докладной или объяснительной записки включается реквизит отметка о наличии приложений, которая располагается от границы левого поля ниже текста. Если приложения полностью названы в тексте, то форма отметки следующая:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

Если документы-приложения не названы в тексте; то в отметке необходимо перечислить их названия с указанием количества экземпляру

Например:

Приложение:

1 Договор о разработке научно-технической продукции 20.05.97 на 2л. в 1 экз.

2 Акт сдачи-приемки научно-технической продукции по догов ру от 20.06.97

No 2 на 1л. в 3-х экз.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через 1 межстрочный интервал.