Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря

- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.);

- подготовка пленок для подоскопа и других печатных и наглядных материалов;

- организация командировок и совещаний;

- ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;

- самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).

Уровень ответственности:

- обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;

- проверка исполнения заданий и отчетность;

- обязан знать структуру компании и направления ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.

Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу не менее одного года или не менее пяти лет стажа работы секретарем уровня В;

- дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;

- предпочтителен опыт работы за рубежом.

Личные качества:

- способность руководить и взаимодействовать с персоналом;

- хорошие организаторские способности;

- хороший литературный стиль;

- способность справляться со стрессовыми ситуациями.

Уровень Д (соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России).

Уровень Д базируется на уровне С плюс дополнительное образование, стаж работы на уровне С.

Описание работы:

- подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;

- ведение административной работы;

- консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;

- организации презентаций, представительская деятельность;

- деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);

- самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнес - и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок);

- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.).

Уровень ответственности:

- за свои исследования и отчеты;

- за свой бюджет;

- за персонал;

- за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.

Образование и стаж работы:

- три года изучения бизнеса и делопроизводства;

- обучение секретарскому делу не менее одного года или большой опыт работы секретарем уровня С;

- изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии

общения и информационных технологий; предпочтительно обучение или стажировка за рубежом.

4. Личностные качества:

- энергия;

- творческие способности;

- способность к лидерству;

- надежность.

В последние годы вопросы поэтапной подготовки секретарей начали активно рассматриваться и изучаться отечественными специалистами. Так, по мнению М.И. Додоновой, подготовка секретарей в России должна протекать в три ступени:

Секретарь или секретарь-машинистка, выполняющая технические функции по размножению документов и сервисные функции в качестве связующего звена между руководителем, сотрудниками и внешним миром. Образование: курсы по подготовке секретарей.

Секретарь-референт, референт, знающий работу с документами в традиционном и автоматизированном режиме, организационное и документальное оформление совещаний, прием посетителей и др. Образование: специализированные секретарские школы, колледжи, центры образования.

Секретарь-помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата, наделенный полномочиями представителя в других организациях. Образование: высшее – университеты, институты, академии.

Как видим, работа секретаря весьма многогранна. На всех рассмотренных выше ступенях сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.