Создание АРМ «Секретаря» в «Идел-Пресс». Автоматизация деятельности секретаря

Так как потоки документов ПИК «Идел-Пресс» огромны, необходимо создание автоматизированной системы (АС) делопроизводства. АРМ “Секретаря” - это составная часть делопроизводства общества и поэтому для ее полного функционирования необходимо создание ЛВС, которая позволила бы автоматизировать все подразделения обследуемой организации.

При создании АРМ «Секретаря» необходимо опираться на основные принципы: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.

Автоматизация системы секретариата позволит сократить время обработки документов, организовать оперативный поиск, хранение документов и избежать ошибок в процессе движения документов.

Процесс проектирования БД представляет собой последовательность переходов от неформального словесного описания информационной структуры предметной области к формализованному описанию объектов предметной области в терминах некоторой модели. В общем случае можно выделить следующие этапы проектирования:

1. Системный анализ и словесное описание информационных объектов предметной области;

2. Проектирование инфологической модели предметной области – частично формализованное описание объектов предметной области в терминах некоторой семантической модели;

3. Выбор СУБД.

4. Даталогическое или логическое проектирование БД, то есть описание БД в терминах принятой даталогической модели данных;

5. Физическое проектирование БД, то есть выбор эффективного размещения БД на внешних носителях для обеспечения наиболее эффективной работы приложения.

Далее будет подробно рассмотрена организация логической модели данных.

Логическая модель данных

Логическая организация БД - это представление пользователя о той предметной области, информация о которой должна храниться в БД. Результатом логического проектирования является концептуальная (внешняя, информационно-логическая) схема базы данных - логическая модель предметной области. Такая модель отражает три вида информации:

сведения об объектах предметной области, их свойствах и отношениях между объектами.

Такая модель не зависит от физической среды - типа ЭВМ, операционной системы и СУБД, т.е. абстрагируется от смыслового содержания данных, отражая формы представления информации и связи между данными.

В настоящее время известны три логические модели:

1. иерархическая;

2. сетевая;

3. реляционная.

Реляционные модели нашли наиболее широкое применение на персональных компьютерах.

Реляционная модель данных (РМД) строится на использовании табличных методов и средств представления данных и манипулирования ими. В РМД информация о предметной области отображается таблицей - отношением. Строка таблицы называется кортежем, столбец - атрибутом. Каждый атрибут может принимать некоторое подмножество значений из определённой области - домена. Домен, таким образом, является областью определения одного или нескольких атрибутов. Отношениям, атрибутам и доменам присваиваются имена.

Важным понятием в теории реляционных БД является нормализация, принципы которой можно сформулировать в виде следующих правил, используемых при разработке структуры БД:

1. В каждом поле таблицы должен находиться уникальный вид информации, т.е. в одной и той же таблице не должно находиться повторяющегося поля.

2. В каждой таблице должен быть первичный ключ или уникальный идентификатор, который однозначно определяет данную запись среди множества записей таблицы.