Создание АРМ «Секретаря» в «Идел-Пресс». Автоматизация деятельности секретаря

Полноценная система автоматизации делопроизводства предусматривает потоковый ввод документов в систему с автоматической полнотекстовой индексаций (регистрацией) каждого. Что касается самого ввода документов в систему, он может производиться из различных источников: с дисков, со сканеров, из Интернета. Для быстрого создания документов необходимо наличие набора шаблонов (стандартных форм документов). Документы могут создаваться вообще автоматически с автозаполнением ряда полей, аналогичных структуре реквизитов.

5. Взаимодействие с внешними программами. Для современной системы автоматизации делопроизводства просто необходима интеграция с внешними программами и информационными системами. В первую очередь, это ресурсы Интернета, такие как электронная почта и универсальное адресное пространство, дающее доступ к документам в среде WWW и FTP. Нужно иметь возможность прямого импорта и экспорта документа из клиентских или в клиентские программы, работающие с этими ресурсами. Так, использование программ электронной почты системами автоматизации делопроизводства стало фактически стандартом. Также в число интегрируемых сред должны входить текстовый редактор (как правило, MS Word), программа оптического распознавания текстов (одна из самых распространенных- CuneiForm, Fine Reader), различные сервисные программы типа архиваторов (Win Zip, Win RaR). Необходимо также иметь возможность отправки документов на печать прямо из среды системы, без промежуточного экспорта, в текстовый или графический редактор.

Также желательным является ведение делопроизводства с передачей документов по локальной сети. Организация общего информационного пространства предприятия средствами системы автоматизации подразумевает возможность работы по принципу «клиент-сервер». Соответственно в системе должны быть проработаны вопросы защиты данных, разграничения доступа к документам с разных рабочих станций, центрального управления электронным архивом.

Если же система в дополнение к режиму «клиент-сервер» реализует и персональный режим работы (с организацией БД на отдельных компьютерах), это только расширяет возможности ее использования. Возможность работы в обоих этих режимах предусматривается системами «Дело», «Евфрат», «ЭСКАДО» и др.

Кроме рассмотренных выше систем автоматизации делопроизводства, секретарям также необходимо знать и уметь пользоваться офисными пакетами, такими как Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook и др.

Сегодня создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов «Идел-Пресс».

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

- регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

- регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;