Рационализация деятельности секретаря по документационному обеспечению управления

Третий способ изложения – интерпретация. Это самый сложный вид реферативного изложения, который в настоящее время не поддается формализации. При интерпретировании текст первоисточника остается неизменным, поскольку референт оперирует не самим текстом, а его смыслом. Разновидностью интерпретирования рефератов могут служить авторефераты диссертаций, многочисленные тезисы (материалы докладов, научных совещаний и конференций).

Секретари при осуществлении процесса реферирования могут использовать методику формализованного составления рефератов, назначение которой заключается в снижении субъективности действий человека; в повышении качества подготавливаемых вторичных документов и т.д. (см. приложение № 5). Технология формализованного реферирования включает выполнение следующих операций:

Составление библиографического описания первичного документа;

Анализ текста первичного документа;

Синтез текста;

Редактирование извлеченных из текста первичного документа предложений;

Запись и оформление реферата.

Результатом использования формализованной методики реферирования является составление реферата-экстракта – вторичного документа, полученного путем извлечения из текста первичного документа наиболее важных в смысловом отношении предложений, обладающих формальными текстовыми признаками.

Структура реферата-экстракта включает:

Библиографическое описание;

Текст реферата, состоящий из следующих аспектов содержания первичного документа:

целевая установка;

предлагаемый вариант решения (или объект, предмет рассмотрения)

особенности предлагаемого варианта решения;

назначение или область применения предмета рассмотрения;

место исследования;

экспериментальная проверка;

оборудование или технические средства реализации;

результаты;

выводы;

преимущества предлагаемого варианта решения;

рекомендации.

В реферируемом документе могут отсутствовать какие-либо выше перечисленные аспекты, однако последовательность их изложения сохраняется (см. приложение №5).

Знакомство с методами и способами изложения информации повысит качество составляемых секретарями-референтами рефератов на те или иные документы.

Согласно ГОСТу 7.9-95, реферат включает в себя следующие аспекты содержания исходного документа:

предмет, тему, цель работы;

метод или методологию проведения работы;

результаты работы;

область применения результатов;

выводы;

дополнительную информацию.

В последние годы большой интерес специалистов информационных сфер деятельности к реферированию вызван реализацией этого процесса в автоматизированном режиме. Под автоматическим реферированием понимается свертывание исходного текста (кроме индексирования и описания), которое осуществляется алгоритмически, посредством ЭВМ.

В любую систему автоматического реферирования входит два компонента:

Специальный словарь, называемый списком контрольных слов, который хранится в запоминающем устройстве ЭВМ;

Набор правил для объединения слов из списка в фразы и построения предложений.

В процессе реферирования ЭВМ автоматически «обнаруживает» или «отпускает» определенные слова, фразы и предложения. «Обнаруженный» текст представляет собой экстракт, называемый машинным рефератом. Можно выделить пять операций, необходимых для составления машинного реферата:

Чтение документа;

Его анализ;

Применение набора правил для подготовки реферата;

«Составление» реферата;

Воспроизведение реферата в виде текста.

Существующие на сегодняшний день методы автоматического реферирования еще не признаны удовлетворительными из-за громоздкости и сложности применяемого математического аппарата. Наиболее перспективным, по мнению большинства специалистов, считается лингвосемантический метод, совершенствование которого предусматривает использование метода перефразирования текста и изучение роли контекста. Из имеющихся программ автоматического реферирования наиболее интересной является «Либретто». Эта программа реализует автоматическое реферирование документов на русском и английском языках в среде Microsoft Word. «Либретто» составляет связанный реферат документа. Программа имеет два режима работы: собственно реферирование и выделение ключевых слов. В режиме реферирования из текста отбираются предложения, в наибольшей степени, характеризующие его содержание. В режиме выделения ключевых слов производится выборка из текста наиболее информативных слов. Программа выделяет в тексте значимые и незначимые слова, самостоятельные и зависимые предложения, определяет семантический вес предложений и удаляет незначащие фрагменты. Отобранные предложения при необходимости слегка перефразируются. Используются специальные вероятностные модели, машинная морфология русского языка и другие интеллектуальные алгоритмы. На сегодняшний день секретари программы автоматического реферирования практически не используют. Поэтому внедрение такого рода программ реферирования - условие, которое в будущем не только изменит деятельность секретарей, но и повысит качество их работы.