Рационализация деятельности секретаря по документационному обеспечению управления

Результаты анализа нашего исследования наглядно подтвердили проявление в современном обществе тенденций усиления информационно - документных функций в деятельности секретаря. Поэтому важным условием совершенствования деятельности данных специалистов выступает регулярное повышение уровня их квалификации, автоматизация технологических процессов документирования и организации работы с документами, рационализация документного и бездокументного обслуживания и т.п.

Приложение 1

Должностная инструкция секретаря руководителя

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО

ПИК «Идел-Пресс»

_

« _» _2007 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря

Общие положения

Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службах общества;

приказами (указаниями) руководства общества;

нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства.

На должности секретаря-референта человек должен владеть вопросами:

перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;

организации работы с документами, составлении документов;

применение средств вычислительной и организационной техники;

перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера.

культура труда и служебной этики;

охрана труда, техники безопасности и противопожарной защиты;

оказание первичной медицинской помощи.

Функции и обязанности

На секретаря-референта возлагаются следующие функции и обязанности:

Информационно-справочное обслуживание по документам.

Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства.

Обеспечить выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

Использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства.

Проводить ежегодно отбор документов на хранение или на уничтожение.

Выполнять отдельные поручения руководителя по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.

Права

Секретарь-референт имеет право:

Запрашивать из функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушениями установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38. – 96), международных правил оформления документов.

Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствоваию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

Требовать от руководства нормальных условий выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

Работать с документами, имеющими гриф «КТ» или «конфиденциально».

Принимать решения в рамках своей компетенции.

Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой информации руководству.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, представленных на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.

Приложение 2

Форма опросного листа

Уважаемый секретарь!

Студенты 5-го курса РГГУ факультета «Документоведения и документационного обеспечения управления» проводят исследования с целью изучения деятельности секретаря.

Убедительно просим Вас ответить на вопросы нашей анкеты.

1.Какую именно секретарскую должность Вы занимаете в данной организации?

- секретарь руководителя

- секретарь-машинистка

- секретарь-стенографистка

2.Как долго Вы работаете в ОАО «ПИК «Идел-Пресс»?

3.Какое у Вас образование?

- высшее профессиональное образование

- незаконченное высшее

- среднеспециальное образование

- свой вариант

4. Какие факторы изменили Ваше отношение к выполняемой работе?