Ввод информации по расходу товара и оформление сопроводительных документов

Начальное заполнение состава расходной накладной не зависит от того, к какому договору она относится, основанием для начального заполнения в любом случае будут являться товары, выписанные в счете. При проведении расходной накладной автоматически снимается резерв по отгруженным по счету товарам. Другим случаем автоматического заполнения состава расходной накладной является случай возврата купленного товара поставщику. Если расходная накладная на возврат оформляется по приходной накладной, ее товарный состав копируется (поскольку, если возвращается не весь товар, легче затем удалить лишние строчки или уменьшить количество товара, чем заполнять заново). Если расходная накладная оформляется как возвратная, но не по приходной накладной, а как самостоятельный документ, она рассматривается программой как накладная на отпуск при продаже товара поставщику (проводится по регистру «Взаиморасчеты с поставщикам». Начального заполнения состава не производится.

Заполнение счетов-фактур для покупателей производится программой автоматически. Документ имеет дополнительные колонки спецификации: «Номер ГТД» (номер грузовой таможенной декларации, оформленной на ввоз товара) и «Страна происхождения» (страна, из которой ввезен товар). Значения в них программа заполняет автоматически. Ввод нового документа «Счет-фактура» следует производить только в режиме «Ввод на основании», выбрав предварительно документ одного из следующих видов:

· «Расходная накладная» - для отчетности, а также оформления "бумажного" счета-фактуры и выдачи его покупателю.

· «Расходная розничная», «Отчет кассовой смены» - для отчетности (розничному покупателю выдается чек).

· «Расходная реализатора» - в случае, если товары отдавались на реализацию, счет-фактура реализатору выдается в момент отгрузки товаров. В книгу продаж данные по этому счету-фактуре попадут только после продажи товаров реализатором (что оформляется документом «Отчет реализатора» или «Инвентаризация реализатора») или оплаты товаров (в зависимости от учетной политики фирмы).

· «Приходный ордер», «Движения по расчетному счету» - для ввода счетов-фактур на авансовые проплаты. При вводе счета-фактуры на основании платежных документов по авансам (предоплатам) в спецификацию записывается товар, значение которого берется из константы «Авансовый платеж».

· «Ввод остатков кредита» - в случае, когда документом оформлен остаток долга контрагента компании (число в поле «Долг по кредиту» больше нуля).

· «Ввод остатков реализации» - если статус оформленных этим документом товаров «отдан на реализацию купленный» или «отдан на реализацию принятый на реализацию».

· «Отчет кассовой смены» - для занесения в книгу продаж результатов розничной торговли. Необходимо отметить, что ввод счетов-фактур на авансовые выплаты вручную делать не рекомендуется, поскольку это может привести к неточному учету, так как доля денежных средств, поступившая в качестве авансовой выплаты, а не оплаты за ранее отгруженные товары, вычисляется системой автоматически. Счета-фактуры по авансовым выплатам автоматически формируются самой системой в момент формирования книги продаж.

Документ «Счет-фактура» не имеет средств редактирования спецификации, кроме установки значения ставки НДС.

Документы «Счет-фактура» хранятся в специальном журнале выдаваемых счетов-фактур. Можно редактировать их в этом журнале, однако не прямо, изменяя реквизиты вызванного из журнала документа, а следующим косвенным образом. Нужно из формы счета-фактуры с помощью кнопки «Основание» вызвать окно «Задание основания документа». Из него по кнопке «…» документа-основания вызвать форму документа-основания. Произвести в ней требуемое редактирование. Вернуться в счет-фактуру с сохранением сделанных изменений («ОК» или «Закрыть» и «Да» в ответ на вопрос о сохранении изменений). Нажать в форме счета-фактуры кнопку «Заполнить» для отображения произведенных изменений в счете-фактуре. Если отредактировать документ, являющийся основанием счета-фактуры, то при проведении отредактированного документа программа спросит, внести ли соответствующие изменения в счет-фактуру. Счет-фактуру можно переоформить в соответствии со сделанными изменениями, нажав кнопку «Да» в окне этого запроса. С той же целью можно впоследствии, после изменений в документе-основании, нажать кнопку «Заполнить» в форме самого счета-фактуры.