Ввод информации по расходу товара и оформление сопроводительных документов

5. Региональные менеджеры обязаны предоставлять заявки на отправку на утверждение отделу логистики не позднее 12:00 часов, дня, предшествующего отгрузке представительства.

6. Отдел логистики обязан утверждать только те заявки на отправку, которые поступили не позднее 12:00 часов, дня, предшествующего отгрузке представительства.

7. Отдел логистики, в случае поступления товара на склад в период с 12:00 часов, дня, предшествующего отгрузке представительства до 13:00 часов в случае контейнерной отправки и до 15:00 часов в случае отправки автотранспортом дня отгрузки представительства, может утверждать только одну заявку на отправку.

8. Заявку по количеству товара проверяет и утверждает каждую заявленную номенклатурную позицию начальник отдела логистики. Утверждение заявленного товара происходит посредством проставления напротив номенклатурной позиции любой цифры от 1 до 9 в колонке «Утвердил Позиция» заявки на отправку. В отсутствие начальника отдела логистики заявку на отправку утверждает менеджер отдела логистики, а в его отсутствие директор департамента логистики.

9. После утверждения заявленной позиции она становится в резерв.

10. Отдел логистики вправе изменить количество и ассортимент в заявке на отправку. В случае изменения количества и (или) ассортимента сотрудник отдела логистики должен обязательно согласовывать с региональным менеджером или руководителем отдела вносимые изменения и после этого заверяет заявку на отправку.

11. После электронного подписания отделом логистики заявка отправляется на склад.

12. Если в заявке на отправку помимо утвержденных позиций присутствует не утвержденная позиция (отсутствует в свободной продаже или на складе), а заявку необходимо отправить на склад, то отдел логистики обнуляет заявленное количество товара в колонке «Кол Утв» (количество утвержденное) и отправляет заявку на склад. Если время отправки заявки на склад не наступило, а в заявке присутствует не утвержденная позиция, то такая заявка на склад не отправляется в ожидании прихода заявленного товара.

13. Заверенная электронными подписями заявка на отправку приходит в электронном виде (программа «1С») офис менеджеру склада.

14. Офис менеджер склада рассматривает все заявки на отправку кроме заявок ОП.

15. В отсутствии офис менеджера склада заявки на отправку принимает ответственный сотрудник, назначенный распоряжением начальника складского хозяйства. Об этом начальник складского хозяйства должен информировать начальника отдела логистики или менеджера отдела логистики.

16. После получения заявки на отправку офис менеджер склада обязан в течение 5 минут:

- зарегистрировать в электронном виде получение заявки на отправку;

- распечатать заявку на отправку;

- сообщить по телефону ответственному региональному менеджеру склада или старшему региональному менеджеру склада о получении заявки на отправку.

17. В момент получения ответственным менеджером склада заявки на отправку, секретарь складского хозяйства обязан проставить в электронном виде его фамилию на заявке, а менеджер склада должен расписаться в заявке с указанием времени и даты ее получения.

18. Менеджер склада после получения заявки должен выяснить у менеджера офиса ассортимент расцветок и рисунков тканей, а так же другие вопросы возникающие при рассмотрении заявки на отправку.

19. Далее менеджер склада просит предоставить начальника склада №1 и (или) №2 кладовщиков для отборки товара по заявке на отправку.

Приложение Л (продолжение)

20. При отгрузке или формировании отложки менеджер склада и кладовщик должен строго соблюдать ассортимент по номенклатуре и количество товара указанное в заявке (количество товара не должно превышать заявленное).

21. В случае пожелания представительства заменить одну товарную позицию, выписанную в заявке на другую, или выписать новый товар региональный менеджер склада должен известить об этом регионального менеджера или руководителя отдела. Региональный менеджер должен составить на эти новые позиции заявку на отправку и повторить действия, указанные в этом параграфе начиная с 1-ого пункта.

22. В случае отсутствия в свободных остатках товара необходимого представительству и при наличии его на складе, региональный менеджер согласовывает с отделом логистики возможность снятия с резерва данного товара и передачи его для отгрузки представительства. Порядок снятия и передачи резерва описан в 4-ом разделе. При получении одобрения отделом логистики региональный менеджер должен составить на эти позиции заявку на отправку и повторить действия, указанные в этом параграфе начиная с 1-ого пункта.