Ввод информации по расходу товара и оформление сопроводительных документов

5. Менеджерам склада работать только по заявкам на отправку с не просроченной датой отгрузки проставленной в заявке в правом верхнем углу.

6. Оформлять расходные складские ордера только на основании заверенной заявки на отправку с указанием номера и даты формирования заявки.

7. Менеджерам склада и офиса отдела продаж учитывать, что после оформления расходного складского ордера (на отгрузку или отложку товара) разница между количеством товара выписанным в заявке на отгрузку и количеством товара списанным расходным складским ордером автоматически ставиться на приход, и в случае необходимости отгрузки этой разницы или большего количества товара надо составлять новую заявку на отправку.

8. После любой операции с товаром (отгрузка со склада (отложек, 1-ого, 2-ого), формирование отложки, расформирование отложки) менеджер склада в течение получаса обязан предоставить

Приложение Л (продолжение)

9. спецификации, на которых обозначены дата и время передачи их группе учета склада. Группе учета склада проводить спецификации по программе «1С» в тот же день.

10. Не производить изменений в складских расходных и приходных ордерах задним числом (временем). Для внесения изменений необходимо информировать директора департамента логистики и директора департамента управленческого учета служебной запиской с объяснениями необходимости внесения изменений.

Приложение Л (продолжение)

Регламент менеджера

I.

Получение и изменение заявки на отправку

24. О поступлении заявки на отправку, заверенной электронной подписью, менеджера склада информирует секретарь склада в течение 5 минут после получения заявки.

25. Менеджер склада получает заявку с распределением позиций по зонам склада. Секретарь проставляет дату и время передачи заявки менеджеру склада. Менеджер склада расписывается в получении заявки.

26. Менеджер склада после получения заявки должен по телефону выяснить у регионального менеджера, ответственного менеджера ОП (г. Москва), ОП (Иваново) (далее Ответственного менеджера) ассортимент расцветок и рисунков тканей, а так же другие вопросы, возникающие при рассмотрении заявки на отправку.

27. Далее менеджер склада передает заявку начальнику склада, или, в его отсутствие старшему кладовщику соответствующей зоны склада для отборки товара по заявке на отправку. Копию заявки менеджер склада оставляет себе.

28. Менеджер склада принимает участие только в отборке товара по ассортиментным позициям.

29. При отгрузке или формировании отложки менеджер склада и кладовщик должны строго соблюдать ассортимент по номенклатуре и количеству товара, указанный в заявке (количество товара не должно превышать заявленное; разрешено округление до метража одного рулона ткани или кипы).

30. Менеджер склада может рекомендовать Ответственному менеджеру заменить товарную позицию, выписанную в заявке на другую, или выписать новый товар. При получении измененной (новой) заявки менеджер склада повторяет действия п.1-6. Отметка об изменении заявки в распечатанном виде проставляется в левом верхнем углу с указанием даты и временем изменения

. С этого момента старая заявка аннулируется, а измененная становится единственно верной.

31. Заявка на отправку становиться недействительной по истечении даты отгрузки, проставленной на заявке (правый верхний угол)!

II. Отложки.

11. Кладовщик сообщает менеджеру о том, что товар по заявке отобран.

12. Кладовщик в графе заявки «Кол-во факт отпущено» проставляет количество отобранной ткани по каждой позиции заявки. Менеджер склада сверяет количество заявленного товара с количеством отпущенного.

13. Далее менеджер склада организует физическое перемещение товара в зал отложек (информирует начальника группы грузопереработки о необходимости предоставить грузчиков).

14. Кладовщик склада осуществляет передачу товара кладовщику зала отложек, проставляя в заявке передаточные подписи. Менеджер склада формирует в зале отложек зону отложек под конкретного клиента, затем передает оригинал заявки в группу учета, а копию заявки (с передаточной подписью сотрудника группы учета) оставляет себе.

15. О получении заявки на расформирование отложки, заверенной электронной подписью, менеджера склада информирует секретарь склада в течение 5 минут после получения заявки.